一、申请条件

1、论文或摘要被在国（境）外举办的高水平国际学术会议接收；
2、申请学生为论文第一作者或导师第一作者申请人第二作者；
3、硕博在读期间可各资助一次，申请时未接受过资助。

二、需准备的材料：
1、“西安交通大学研究生访学计划申请表”（一份，http://www.qqkld.com/info/1083/3776.htm）
2、“研究生短期出国协议” （一式三份,http://www.qqkld.com/info/1085/4303.htm）
3、“西安交通大学研究生因公出访审批表” （一份，http://international.xjtu.edu.cn/info/1076/3414.htm

4、资助证明（一份，http://www.qqkld.com/info/1083/3777.htm，A4纸打印）
5、邀请信复印件(两份)、翻译件（一份）
6、论文首页(两份；申请人为第一作者或导师第一作者、申请人第二作者)
7、日程安排（5天之内）或超天申请（5天以上）一份（要求详见出访审批表说明）
8、会议信息汇总表（http://www.qqkld.com/info/1083/4047.htm）

注：如为导师或其他非校管经费资助，仅需办理2、3、5、6、7五项手续。资助证明由出资方提供。

三、申请项目

1）提交以下材料电子版（单个文件大小不超过1MB）至工作信箱（gongpai@mail.xjtu.edu.cn ，以“会议申请-姓名”命名）：

*“西安交通大学研究生访学计划申请表”（完成导师、学院签字盖章，PDF格式）

*邀请信（PDF/JPEG格式）

*论文首页（PDF/JPEG格式）

*资助证明（word文档,内容填写完整）

*会议信息汇总表（Excel表格，内容填写完整）

提交申请2个工作日后，至主楼E座1310室领取资助证明。

四、办理校内审批手续

1、交研究生院吴老师（主楼A座202室；82668991）以下材料：“研究生短期出国协议”、“西安交通大学学生出访审批表”（审核前需导师、学院签字盖章,其中，留学生需导师签字、国际教育学院签字盖章）。

2、带正式邀请信的复印件、翻译件各一份；参会论文首页一份；日程安排（5天之内）或超天申请（5天以上）一份；连同研究生院已签字的“西安交通大学学生出访审批表”，交国际处出入境办（科学馆116室，82668521）办理出国批件。（出国批件必须在出国之前办理）

3、如需在读证明，主楼A座202室门前自助打印机使用校园一卡通自助打印，A202办公室盖章。

五、借款流程
1、需先预定机票，取得机票相关信息（如：价格、账户信息等）；
2、至研究生院吴老师处申请经费（主楼A座202室，需附出国批件复印件、签证）
3、至2楼财务大厅继续办理借款手续。
借款范围：往返国际旅费，会议期间住宿费（以邀请信时间为准）。其中，机票费用为财务处转账，每人每日住宿按照财务处有关规定执行。使用“一流大学建设项目”经费。

六、报销流程 (周四下午办理)
1 面向学院、系所完成一次公开报告，撰写会议总结(模板见 http://www.qqkld.com/info/1083/3768.htm )，提交学院负责老师留存；开具《出国项目成果报告单》（http://www.qqkld.com/info/1083/3779.htm），学院负责老师审核，签字盖章。

2 携票据、《出国项目成果报告单》至研究生院吴老师处（主楼A座202室）办理报销手续（国内购机票者须附购票发票）。费用超出部分自理。

3 务必于会议结束回校后一月内完成报销手续。